POLITYKA PRYWATNOŚCI

Serwis internetowy vanexpert.pl

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników serwisu internetowego vanexpert.pl oraz zasady stosowania plików cookies. Polityka została przygotowana zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu vanexpert.pl jest VE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ul. Oławska 23, 55-040 Księginice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000680625, NIP: 8992819870, REGON: 367421533 (dalej: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy:

pisemnie – na adres siedziby Administratora: ul. Oławska 23, 55-040 Księginice

elektronicznie – na adres e-mail: biuro@vanexpert.pl

telefonicznie – pod numerem: 509 907 908

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem za pośrednictwem powyższych kanałów komunikacji.

§ 2. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

2.1. Obsługa zapytań i formularza kontaktowego

Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, treść zapytania oraz inne dane podane dobrowolnie przez Użytkownika.

Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, przedstawienie oferty handlowej, prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań kierowanych do Spółki.

Okres przechowywania: przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres do 3 lat od ostatniego kontaktu (zgodnie z terminem przedawnienia roszczeń).

2.2. Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży / dostawy pojazdu

Zakres danych: imię i nazwisko, dane firmy (nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, KRS), dane kontaktowe, dane osób reprezentujących, dane do umowy i fakturowania.

Cel: zawarcie i realizacja umowy, w tym dostawa pojazdu, montaż zabudowy (w tym HDS), serwis, gwarancja.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania na żądanie przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze (m.in. wystawianie faktur, przepisy podatkowe).

Okres przechowywania: przez okres trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy) oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

2.3. Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych

Zakres danych: dane identyfikacyjne kontrahenta wymagane przepisami prawa.

Cel: wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku od towarów i usług oraz ustawą Ordynacja podatkowa.

Okres przechowywania: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

2.4. Marketing bezpośredni produktów i usług Administratora

Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy.

Cel: przesyłanie informacji handlowych, ofert, newslettera oraz prowadzenie marketingu bezpośredniego dotyczącego produktów i usług Spółki.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego; w zakresie przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną oraz wykorzystywania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celach marketingowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Okres przechowywania: do czasu wniesienia sprzeznieci wobec przetwarzania danych w celach marketingowych lub wycofania zgody.

2.5. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

Zakres danych: dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Cel: zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Okres przechowywania: do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata).

2.6. Analiza ruchu w Serwisie i prowadzenie statystyk

Zakres danych: adres IP (anonimizowany), identyfikatory cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w Serwisie.

Cel: prowadzenie statystyk, poprawa funkcjonalności Serwisu, analiza zachowań Użytkowników.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika wyrażona poprzez ustawienia plików cookies.

Okres przechowywania: zgodnie z okresem ważności poszczególnych plików cookies, nie dłużej niż 24 miesiące.

§ 3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu lub zawarcia umowy. W szczególności brak podania:

danych w formularzu kontaktowym – uniemożliwi udzielenie odpowiedzi na zapytanie
danych niezbędnych do zawarcia umowy – uniemożliwi jej zawarcie i wykonanie

danych wymaganych przepisami prawa (np. do faktury) – uniemożliwi prawidłową realizację obowiązków prawnych Administratora.

§ 4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora
podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie zawartych umów powierzenia, w szczególności: dostawcom usług hostingowych i IT, dostawcom poczty elektronicznej, dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej, podmiotom obsługującym płatności
producentom i importerom pojazdów ciężarowych oraz dostawcom zabudów (w tym HDS) – w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia, dostawy, gwarancji i serwisu
firmom transportowym i kurierskim – w zakresie niezbędnym do dostawy
podmiotom finansującym (banki, leasingodawcy) – w przypadku transakcji finansowanych zewnętrznie i wyłącznie na żądanie Klienta

organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym organom skarbowym, sądom, organom ścigania.

§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

W przypadku, gdy w związku z korzystaniem z narzędzi dostawców usług IT (np. usług analitycznych, narzędzi marketingowych, usług chmurowych) dane mogą być przekazywane do państw trzecich, przekazanie takie odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim
standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską

innych odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 RODO.

Użytkownik ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO)
prawo do sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO)
prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w art. 17 RODO
prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)
prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO)
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO)

prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołującym skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającym na Użytkownika (art. 22 RODO).

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na adres [ADRES E-MAIL – do uzupełnienia, np. kontakt@vanexpert.pl] lub pisemnie na adres siedziby Spółki. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 30 dni od otrzymania żądania; termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanego charakteru żądania.

Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

§ 7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe Użytkowników nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającego.

Administrator może stosować podstawowe narzędzia analityczne, których celem jest analiza ruchu w Serwisie oraz dopasowanie treści, jednak nie wywołują one skutków prawnych wobec Użytkowników.

§ 8. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, służące do korzystania ze stron internetowych. Zasady stosowania cookies wynikają z art. 173 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO.

Serwis wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies:

cookies niezbędne (techniczne) – konieczne do prawidłowego działania Serwisu, w tym podstawowych funkcjonalności (np. utrzymanie sesji, pamięć ustawień); stosowane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora i nie wymagają zgody Użytkownika
cookies funkcjonalne – służące do zapamiętywania preferencji Użytkownika (np. język, region)
cookies analityczne – służące do zbierania anonimowych informacji statystycznych o sposobie korzystania z Serwisu (np. Google Analytics)

cookies marketingowe – służące do dopasowania treści reklamowych do zainteresowań Użytkownika (jeżeli stosowane).

Stosowanie plików cookies innych niż niezbędne wymaga uprzedniej zgody Użytkownika, wyrażonej poprzez baner cookies dostępny przy pierwszym wejściu do Serwisu. Zgoda może być w każdej chwili wycofana lub zmieniona poprzez ustawienia banera lub przeglądarki internetowej.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej – w tym blokować ich zapisywanie lub usuwać już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies (nazwa, dostawca, cel, okres ważności) są dostępne w panelu zarządzania cookies w Serwisie.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem, w tym między innymi:

szyfrowanie połączeń protokołem SSL/TLS
kontrolę dostępu do danych i nadawanie indywidualnych uprawnień
regularne aktualizacje oprogramowania i systemów bezpieczeństwa
procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa

umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian technologicznych lub zmian w sposobie funkcjonowania Serwisu.

Zmieniona Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie. O istotnych zmianach Administrator może poinformować Użytkowników w odrębny sposób (np. komunikatem w Serwisie lub wiadomością e-mail).